Bay.FIS: das Herz einer zentralen Wissenschaftsmanagementstruktur
Mit dem Forschungsinformationssystem Bay.FIS hat die HSWT ein eigenes Tool entwickelt, das über die Anforderungen eines reinen Forschungsinformationssystems (FIS) hinausgeht. Bay.FIS bildet das Herz einer zentralen Wissenschaftsmanagementstruktur.
Unser Ziel: Bay.FIS zu einem gesamtheitlichen Werkzeug weiterzuentwickeln, in dem digitale Workflows, Controlling, Steuerung, Strategie sowie die Außendarstellung aus einem System heraus erfolgen. Damit gehen erhebliche Zeit- und Ressourceneinsparungen einher und es können schlanke Prozesse für die gesamte Hochschule definiert werden. Das Zentrum für Forschung und Wissenstransfer (ZFW) entwickelt und implementiert dieses System gemeinsam mit dem Rechenzentrum und steuert damit alle zentralen Services in Forschung und Transfer.
Die Datenstruktur von Bay.FIS kann als Vorläufer des Kerndatensatzes Forschung (KDSF) bezeichnet werden und wurde analog zu diesem bereits ab 2011 entwickelt. Somit kann der KDSF relativ gut abgebildet werden. Anders als beim rein personenzentrierten KDSF sind beim HSWT-Modell sowohl das Projekt als auch die Person zentrale Elemente und dienen als „Identifier“ für weitere Parameter.
Das Forschungsprojekt ist an der HSWT zentraler Dreh- und Angelpunkt des Wissenschaftsmanagements. Alle hochschulinternen Prozesse und Services werden darum herum entsprechend etabliert, digitalisiert und teilautomatisiert. Über den Projektlebenszyklus fließen neben den Rahmendaten auch viele mit dem Projekt assoziierte Daten in Bay.FIS ein. Erfasst werden damit auch Publikationen, Promotionen und Wissenstransferveranstaltungen.
Neben reinen Forschungs- und Wissenstransferprojekten werden auch strategische und infrastrukturelle Projekte abgebildet, so dass der komplette Drittmittelbereich abgedeckt wird. Alle genannten Datenbereiche können in Bezug zueinander gesetzt werden. Das macht es einfach und effizient, neue Forschungsfelder oder Forschungsleuchttürme zu identifizieren.
Die tägliche Praxis zeigt ebenfalls, dass die Forschenden durch diese Bündelung der Strukturen mithilfe eines effizienten Softwaresystems nochmal mehr motiviert werden und sich deren Ideenentwicklung steigert.
Erhöhung der Sichtbarkeit der HSWT-Forschung
Eine wichtige Rolle spielt Bay.FIS auch in der Außendarstellung der Forschungsleistungen der HSWT. Über entsprechende Schnittstellen werden die freigegebenen Forschungs- oder Wissenstransferprojekte und die damit in Verbindung stehenden Publikationen und Promotionen im Webauftritt der HSWT gespiegelt. Auf den folgenden Webseiten können die Nutzer:innen dann gezielt nach diversen Kriterien filtern:
Kooperationen & Visionen
Ursprünglich als Plan zur Entwicklung eines Forschungsinformationssystems begonnen, befindet sich Bay.FIS aktuell im Transformationsprozess zu einem Wissenschaftsmanagementinformationssystem (WMIS) und soll in den nächsten Jahren zu einem Wissenschaftsmanagementsystem (WMS) weiterentwickelt werden. Zur Ideenförderung und zum Austausch mit der Wissenschaftsmanagement-Community wurde auch eine Publikation auf der Plattform wissenschaftsmanagement.de platziert.
Die HSWT hat mit der Speicherung und Prozessierung der Rahmendaten zu Forschungsprojekten bayernweit eine Vorreiterrolle eingenommen. Bay.FIS ist quasi zum „Exportschlager“ geworden. Inzwischen ist ein Konsortium aus neun Hochschulen für angewandte Wissenschaften (HAW) bzw. Technischen Hochschulen (TH) sowie dem Leibniz-Rechenzentrum entstanden. Dieses entwickelt das bereits über weite Strecken implementierte WMIS gemeinsam weiter.